1. 费用报销单的创建

根据用户的不同使用习惯和使用场景，费用报销单有三种创建方式：

1.1 快速新增

1.2 仪表盘新增

1.3 费用报销模块内新增

费用报销单分单据头、单据体、单据尾、基本操作和高级功能等几个部分，如下：

除一般费用报销单上需要填写的员工、备注、币别、费用项目、数量、单价、税额等信息外，有两个重要信息——到期日和跟踪项，是影响到企业管理和账务处理的。

到期日：

费用报销业务确认后应付款项的到期日，到期日的准确性关系到员工相关的应付款项账龄的准确性。

跟踪项：

跟踪项是按照不同的维度来跟踪每一笔业务，跟踪项类别设置是用户根据管理和会计核算的目的自定义的。常用的跟踪项例如，项目、成本中心、部门等。

费用报销单界面默认是没有任何跟踪项字段信息的，图中列示的三项跟踪项为自定义增加的，分别是Cost Center、Services、Project。

费用报销单标记跟踪项信息后，用户可以通过“费用报销报表（跟踪项）”从一个或多个跟踪项组合的角度分析费用报销金额、付款等情况。

所有的跟踪项信息是可以携带至总账会计凭证中的，也方便会计人员从不同的核算维度对会计科目进行核算。

附件：

在“附件”功能中，可通过上传本地附件，或添加云端“附件中心”中的附件，对费用报销单添加附件。附件将会一直保存在云端，方便随时查看。

在实际应用场景中，为避免影响会计结账进度，员工可以将费用发票或审批文件扫描或拍照后上传到美记，会计人员可根据附件信息及时进行会计处理。

2. 费用报销单的保存

费用报销单可以直接保存，保存后即为“草稿”状态，也可以保存并提交，提交后的费用报销单为“等待审核”状态。

费用报销单保存成功后，可以打印费用报销单，查看费用报销单的操作日志，也可以对费用报销单批注重要信息。

3. 费用报销单的确认

费用报销单审核之后，费用报销单的状态变更为“等待支付”，代表该员工费用报销应付款项已确认，相应的会计处理也由系统自动完成。

审核后的费用报销单，还可以通过“高级选项”的“凭证创建明细”查看和编辑自动生成的凭证借贷方科目及对应凭证号，确认凭证分录是否正确。用户也可以通过总账模块查看最终的会计凭证。

费用报销单审核后，即表明该项费用已从会计上确认为公司的费用和对应员工的应付款项。接下来，在完成对费用报销款项的支付后，可以针对费用报销单进行付款操作。

4. 费用报销单的付款和核销

4.1 费用报销单的付款

费用报销单的付款有三种操作方式：

a) 直接在费用报销单上进行付款，点击“高级选项”的“付款”进行处理，付款单对应的会计凭证也会自动生成。

b) 手工单独新增【付款单】，在付款单保存时，系统会提示是否与该费用报销单核销。（新增方式详见以下本节第二部分“费用报销单的核销”说明）

c) 通过【银行对账】功能，当导入美记的银行流水与费用报销单勾对后，系统对该费用报销单自动生成付款单及付款单对应的会计凭证。（具体操作详见“银行勾对”的说明文档）

4.2 费用报销单的核销

费用报销单在审核时，系统会检查该费用报销单对应的员工是否在系统中已经存在【付款单】，例如前期预支给员工的借款，避免发生重复付款的情况。

同样，当用户手动创建付款单并保存时，系统也会检查并提示该付款单对应的员工是否已在系统中存在【费用报销单】，并自动提醒是否核销。

点击“是”，需要核销的付款单都会一一列出，找出相关单据进行核销，核销操作也可以在“高级选项”的“核销”中完成。

核销后，付款信息会记录在费用报销单上，与费用报销单建立关联关系，并抵减费用报销单的应付金额。

费用报销单完全核销后，在费用报销单列表上，它的状态将更新为“已付”。

同时，系统会自动创建一笔付款单，点击“付款单”超链接即可查看付款信息。