1. 凭证的创建 1.1 由业务单据生成 a) 业务单据生成凭证功能适用于以下几种类型的业务单据：

凭证分录合并与摘要设置 由系统自动生成的凭证，用户可以对其设置分录合并、摘要信息。

1. 开始之前 1.1 添加银行账号 1.2 设置银行规则 系统将根据用户设置的“银行规则”将业务单据和银行对账单进行自动匹配。 1.3 导入银行对账单 只需在首次导入银行对账单时进行字段匹配，之后系统会自动记忆字段匹配结果。同时请注意以下导入规则： 导入文档中的第一行日期（如果做了预设按降序排就是最后一行日期）必须晚于或等于系统内已导入的对账单最后一个日期 校验本次导入的期初余额和系统内的期末余额是否相等 不允许补导以前期间的对账单，即如果系统内已经导入了2017年10-12月的对账单，那么不能再导2017年10月之前的数据。如果要导入以前数据，需要先删除10-12月的对账单才允许导入。 2.  银行勾对 2.1 勾对说明 以销售单勾对举例，采购和费用报销勾对遵循相同的流程。 勾对的基本规则是： a) 如果销售单（业务单据）没有关联的收款单，银行对账单直接和销售单（业务单据）勾对，并由系统自动生成收款单； b) 如果销售单（业务单据）有生成关联的收款单，则系统将关联的收款单和银行对账单进行勾对。 2.2 勾对步骤 a) 银行对账单与系统中的销售单（业务单据）直接勾对： 银行对账单和业务单据一对一 如图，系统按照预设的银行规则（参见1.2）将银行对账单和符合规则的业务单据进行自动匹配。 用户对自动匹配结果确认无误后，可点击“确认”完成逐条或批量勾对。 有以下几种方式可以提升勾对效率： 1） 选择“只显示系统建议匹配项”，系统将筛选出所有符合规则且自动匹配的银行对账单和业务单据，确认无误后，可批量选中并勾对； 2）也可通过“搜索”功能过滤出自定义银行或业务单据信息， 例如：金额、日期、联系人等，进行批量处理； 3）点击“日期”、“支出”或“收入”列标题，可以对银行对账单按“日期”、“支出”或“收入”进行升序或降序排序。   银行对账单和业务单据一对多 当一笔收款对应多笔销售单时，需要点击“查找”， 并手动勾选相应的销售单进行勾对。 系统将生成两个收款单并与之前选择的两个销售单分别进行自动核销。 银行对账单和业务单据多对一 当多笔银行收款对应一笔销售单时，例如：一笔总金额为364的销售单，银行实际到账两笔金额，分别为132和232。 在银行勾对界面找到其中一笔收款132，点击“查找”， 并手动“拆分”销售单，再与银行收款单勾对。勾对后，系统将自动生成收款单并与销售单进行“部分核销”，待核销金额为232。 系统将“待核销的销售单232”与“收款单232”进行自动匹配，点击“确认”勾对即可。 b) 银行对账单和系统中的收款单勾对： 收款单的新增方式划分为三类： 选择银行账户快捷新增收款单（如图） 从销售单的高级选项新增（如图） 从银行勾对页面直接新增 勾对方式： 银行对账单和收款单的勾对方式也分为一对一，一对多，多对一。具体的操作步骤与前述的销售单直接勾对步骤一致，参见上文。 3. […]

在美记系统中，系统管理员可邀请多个用户以不同身份和权限加入系统，参与系统日常操作或管理。具体操作流程如下： 在美记系统主页点击左下角设置按钮，选中“用户”； 在用户界面点击“邀请一个用户”； 填写或勾选所需的用户信息，并完成权限设置。为保护数据私密性，可通过勾选设置用户是否只允许查看自己创建的数据， *系统根据职位通常的操作需求预设角色以及人员操作权限的缺省值。当使用缺省方案时，可以根据实际需要调整权限。部分权限在缺省方案下可能无法勾选。 用户也可以完全自定义用户权限。职位定义为“所有”，角色选择“管理员”。此时所有的权限都处于可勾选状态。用户可以根据实际情况自定义用户权限。

为方便记账版用户将员工的费用报销信息，以更直观的模板形式直接导入系统，自动生成总账凭证，特设计了此“费用报销模板导入”功能。 可浏览视频了解该功能，同时可参考下述详细文字说明。 请按照如下步骤创建模板并导入费用报销： 从excel插件中自行创建费用报销的导入模板。 登录美记插件，并选择“创建模板” 选择需要导入的记账版组织，并点击“费用报销单导入模板（记账版）” 在模板上录入费用报销信息。 *模板导入后自动生成凭证的逻辑如下： 如果模板上维护了借方、贷方以及税科目，系统会自动抓取模板上的科目作为凭证分录的科目； 如果模板上没有维护科目，但是系统中“员工”以及“费用项目”基础资料中的科目已经维护，那么导入后系统会按照“费用项目”中的科目作为借方，“员工”中科目作为贷方，税科目自动抓取“应交税费-应交增值税-进项税额”； 如果模板上和系统的基础资料均未维护科目信息，那么在导入时系统会报错，需要补充信息完整后再导入。 导入模板。 如果同一员工有多项报销费用，那么“员工”、“备注”、“日期”、 “币别”只需在第一行填写，第二行从“费用项目”开始填写。如下图所示。 点击“上传数据到美记”，完成数据导入。之后可在总账模块进行查看  

1. 找到核算维度汇总表 2. 设置过滤方案 注意：过滤方案中的组合项目，若选择多个组合项目，汇总表中只会列示有所有组合项目都满足的科目信息。 如下例中，过滤方案为“联系人/项目” 且科目为应收账款，报表刷新结果只会显示应收账款上既有项目也有联系人的科目信息，若科目上只有联系人无项目则不显示。

将导入的发票数据与开票单之间进行勾对，从而完成由销售单/采购单-开票单-真实发票数据的全线追踪。 1. 开票单 开票单是美记特有的一种单据，作为连接业务单据与真实发票之间的媒介。所以在进行发票勾对前，需要先将业务单据点击“开票”生成开票单，再将开票单与导入的真实发票勾对。 2. 发票导入 目前系统支持从本地导入或第三方自动获取发票，可以导入正常、作废、红冲、失控和异常状态的进项发票和销项发票。 2.1 美记发票设置 a) 需要导入发票的美记组织，要提前维护税号和企业名称。 b) 在发票设置中，选择进项和销项发票的导入方式为“自动获取”或“本地上传”。 详细的导入步骤请参考《Function_进项发票导入》 3. 发票勾对 发票获取后，可在发票明细界面中查询已导入的发票信息。 3.1 勾对功能 a) 在自动勾对列表界面，左侧显示为未开票或未完全收票的开票单（显示金额为待开票或待收票的金额），右侧显示为未勾对的发票导入的信息（不包括已作废发票信息）。当两边金额（价税合计金额）和公司名称/公司税号一致时自动提示可以匹配。 b) 当两边金额一致时左边出现匹配图标和匹配两个字，鼠标悬浮出现操作按钮；当有多条发票与开票单记录金额一致时，则显示出可供匹配的交易数量。 c) 当系统不能自动找到与此开票单金额匹配的发票数据时，点击查找按钮，进入查找界面，同一联系人的未匹配发票数据（包括红票，但不包括作废）全部列示出，供用户参考。 销项以税号作为联系人匹配原则，进项以联系人名称作为匹配原则，即在“1.查找和选择匹配的交易”界面时，销项列出与该客户税号相同的所有未勾对的发票信息（包括红票，不包括已作废发票），而进项列出与该供应商名称相同的所有未勾对的发票信息（包括红票，不包括已作废发票）。 所以，在维护客户信息时要维护税号用于发票的匹配。 图为销项发票查找界面。 图为进项发票查找界面。 d) “显示全部”的按钮，打勾选择时显示全部未匹配的发票数据（包括红票，不包括已作废发票）。 e) 导入的发票数据每张真实发票不能进行拆分，必须全额勾对。 f) 如有差额，则点击“调整”按钮，点击后小面的小计处可以进行金额的录入，此调整金额会显示在开票单表体的金额调整处。 g) 可以将开票单部分勾对，不强制完全勾对。开票单合计金额大于等于真实发票时，可直接点击勾对，开票单合计金额小于真实发票时，不可直接点击勾对，需进行调整。 h）勾对后，发票明细显示的状态为已勾对，已勾对的发票不允许修改作废状态；若对发票作废，需要先删除勾对关系再对发票标记作废。 i) 勾对后，开票单和发票建立勾对关系，删除勾对关系需要到开票单界面进行删除。 4. 勾对结果 在发票明细界面，所有导入的发票状态均为“已勾对”。

发票速记功能用于用户将发票数据导入后快速生成凭证，此功能适用于记账版。 1. 发票获取 目前系统支持从本地导入或第三方自动获取发票，可以导入正常、作废、红冲、失控和异常状态的进项发票和销项发票美记发票设置。  需要导入发票的美记组织，要提前维护税号和企业名称。 在设置自动获取参数时，只需要选择获取发票的时间范围，最多可以获取当前月之前的三个月内的发票数据。 1.1 获取规则 销项发票每隔一分钟，客户端会自动检测开票软件的开票情况，并自动提取新增发票信息。 进项发票提取时，每次用户插上税控盘的时候就获取一次，之后每隔6个小时获取一次数据，自动检测开票软件开票情况，并自动新增发票数据。 1.2 本地导入 详细的导入步骤请参考《进项发票导入》   2. 发票速记 2.1 发票界面 在进项/销项发票coding界面下方有三个界面设置和切换的按钮， 方便用户在不同场景下查找发票信息。 注：图为发票全要素信息。 通过设置按钮，用户可以勾掉不需要显示的项目，如此界面会相对简洁便于查看。但如果用户需要查看全要素发票信息，可以随时切换界面。 注：图为用户自定义显示的发票信息。 2.2 凭证生成 凭证生成规则如下，指定好发票记录的借贷方科目和跟踪项后，凭证可以自动生成。   有以下几种场景需要注意： 已有联系人和商品项目，并且跟踪项和往来科目已维护 如果导入的发票上的联系人信息，美记中已经维护，并且跟踪项和往来科目均已指定，那么导入发票后该条发票记录的跟踪项和借贷方科目会一并带出，无需用户手动指定。 已有联系人和商品项目，但是跟踪项和往来科目没有维护 如果导入的发票上的联系人和商品信息在美记中已经维护，但是相应的往来科目没有维护，那么在发票coding界面初次指定科目和跟踪项后，相应对的信息会自动保存到基础资料中，后续再导入发票时就可自动带出所有凭证信息。 新增联系人和商品项目 导入发票中的联系人或商品项信息是从未在美记中维护的全新信息，那么在初次手动指定科目和跟踪项后，系统会自动新增基础资料，并且在后续期间有相同联系人发票信息导入时，可以自动带出所有信息。 2.3 合并、拆分生成凭证 一条发票记录对应多个借方或者贷方科目，可对单条发票记录进行拆分，并按行指定“跟踪项”。 多条发票记录合并生成一张凭证，选中同一联系人需要合并的发票行，点击“合并生成凭证”。 4)  查看凭证 如上例所示，两条发票记录合并生成一张凭证后，在发票明细界面查看凭证详情。 3. 快速码 对于重复频次较高的进项和销项发票类型，可以通过设置快速码的方式提高录入效率。 4. 快捷操作   在发票速记功能中，添加下列快捷操作，提升效率。 4.1 批量操作 将连续的多条待指定发票记录批量选中并设置描述、科目、跟踪项等信息，可以减少会计师重复操作的时间并降低出错率。 用鼠标圈选连续多条发票记录，即可批量设置。 4.2 批量选中 用鼠标圈选需要批量生成的发票行，可以批量生成凭证。 […]

此次功能更新后，美记支持从本地直接导入进项发票。进项发票指，与采购业务相关的发票，多为增值税专用发票和增值税普通发票。 操作步骤如下： 对于增值税专用发票，从“增值税发票选择确认平台”，登录账户后下载excel格式的专票信息（包括已勾对和未勾对）。 增值税普通发票由于目前无法从税务平台直接下载，所以建议用户： 在发票数量较少时，手工在excel表中维护收到的普票信息，再将其作为数据源导入美记； 当发票量较大时，可以通过扫码枪扫描普票上的二维码获取发票信息，或者通过第三方软件以OCR或扫描的方式，获取全票面信息。 在发票设置中，将进项发票的导入方式改为“本地上传”。 3. 在发票模块 – 进项发票 – 发票导入清单页签下，点击“导入发票”，上载excel格式的增值税专票和普票信息，并匹配发票字段。其中标星为必填项。 在导入时，有以下几个字段需要特别注意： “发票类型”是必填字段，所以一定要在导入文件上标识出发票是专票还是普票，用下列任一组字段标识即可： 专票/普票 增值税专用发票/增值税普通发票 增值税专票/增值税普票 导入的文件中，如果有专票，那么一定要匹配“认证方式”，和“确认/认证日期”字段。 完成导入。 每次导入的操作记录可在“发票导入清单”中查看。同一张发票号码的发票不会重复导入。

此次功能更新后，美记支持从开票软件中导出的销项发票及销货清单直接导入系统。 操作步骤如下： 从开票软件中导出“增值税专普发票数据”和“增值税专普清单发票数据”。 在发票设置中，将销项发票的导入方式改为“本地上传”。 3. 导入发票，匹配发票字段。 可选择默认的“航天开票文件”方案，或者由用户自定义添加导入方案。 完成导入。 每次导入的操作记录可在发票导入清单中查看。同一张发票号码的发票不会重复导入。 如果销项发票中包含销货清单，那么用户需要分两次导入销项发票和销货清单。