1. 凭证的创建

1.1 由业务单据生成

a) 业务单据生成凭证功能适用于以下几种类型的业务单据：

• 采购单
• 销售单
• 费用报销单
• 收/付款单

对于上述业务类型，一旦业务单据审核确认，则系统将自动按照预设的会计科目创建凭证。由业务单据自动生成的凭证，为了保持业务单据和总账数据的一致性，系统控制凭证金额不允许修改。

用户可在业务单据右侧的高级选项中点击“凭证创建明细”查看。

b) 默认科目的设置和凭证创建：

用户可在添加基础资料（联系人、商品项目、费用项目）信息时，预先设置默认的会计科目（预设会计科目的方式详见“账套初始化步骤”）。同时，针对各个会计科目，也可设置好该科目需要的核算维度。

在默认会计科目和核算维度设置好之后，在业务单据生成凭证时，系统自动从对应的业务单据上获取信息，例如联系人和跟踪项。

示例如下：

• 应收账款的核算维度为： 联系人，销售代表和部门
• 应交税费-销项税没有核算维度
• 主营业务收入的核算维度为：部门

c) 凭证的修改：

当基础资料中预设的凭证生成规则与某项具体业务不一致时，则需要手动修改凭证科目。系统中提供三种方式来修改自动生成的凭证：

业务单据的高级选项中，可在“科目”栏下手动修改科目，但金额不可更改

会计师可在总账模块的“业务单据生成凭证”界面（如下图）对比检查业务单据是否正确生成了凭证。

通过“批量设置”来快速修改。若在审核时发现业务单据录入有误，则需要进入业务单据内修改信息。

1.2. 手工创建凭证

a) 直接新增凭证：

在“新增”页签下直接新增凭证。对于需要添加核算维度的会计科目，在“辅助核算”栏里填列完整信息，方可创建并生成凭证。

这种创建方式适用于非业务凭证，例如计提或者摊销费用等。

b) 使用“快速码”功能将常用的总账凭证设置为凭证模板，并在保存模板时记录其“快速码”。之后新增凭证时，直接录入快速码调用凭证模板。

1.3. 导入

a) 在总账模块通过凭证导入模板导入凭证

b) 下载模板后按照模板规定的格式填写需要上传的凭证

2. 结账

2.1  检查业务单据生成凭证

会计期末结账前，先检查所有业务单据是否已经生成凭证，并对比审核业务单据生成的凭证是否正确。若需修改，流程参见1.1.c)

2.2 审核所有凭证

审核凭证：总账模块的“汇总”界面列示出所选期间的所有总账凭证，点击查看可审核所有凭证明细。

此界面的搜索项下，可以分别选择查看从“业务系统”、“手工录入”、“用户导入”三种途径生成的凭证。

确认所有会计凭证创建正确后，点击“审核”。

在检查凭证时，可在“汇总”界面通过“搜索”功能，跨期间查询、过滤、导出凭证信息。同时在整理凭证时，可以按照凭证编号的升序或降序进行打印、归档。

2.3 期末处理

此界面列示常见的期末处理操作：结转销售成本（仅适用按收入百分比结转）；计提折旧；摊销长期待摊费用；期末调汇；结转未交增值税；累计所得税；结转损益。

点击测算后即可根据测算结果直接生成凭证。生成凭证为“未审核”状态，用户可选择在本界面直接审核凭证，或者至“汇总”页面，批量审核所有凭证。

2.4 巡检

美记系统采用账结法，需要用户月度结账。凭证审核完成后，点击“结账”按钮进入巡检。系统会自动巡查六类常出错的项目，不符合标准的项目会自动报错，并提供链接允许跳转到相应的界面查看明细。用户自行判断后可继续结账。

“结账”按钮变成“反结账”，表明结账成功。 点击“反结账”按钮，后面已结账期间会被反结账，后面期间已审核凭证会被反审核，因此点击的时候要慎重考虑。

完成结账后，可以至总账主页查看最新结账期间。