说明:
使用前提:将美记系统中的Bill作为PO来使用。
- 采购人员申请采购时,需先判断此项采购相关的采购订单所属会计期间,是计入本期或以后期间的采购业务;
- 付款人员在支付时,需判断该付款是预付,还是对已计提应付款项的支付,要避免重复计提;
- 取得发票,需判断是否以后期间已记录的采购交易于本期收到发票,或是本期新增采购业务。
- 会计人员期末审核凭证时,根据采购实际所属时间、付款情况以及发票收到的时间,审核及修改会计凭证。
针对上述情况,在美记中都有不同的操作方式,如下详述。
模块使用说明:采购、付款、发票、总账
流程:
- 新增采购单,采购单上的日期填写商品/服务实际发生期间(在将采购单作为PO使用的前提下,采购单上的日期通常为以后期间)
- 查看凭证明细:在高级选项中找到“凭证创建明细”,系统将根据基础资料中维护的默认科目创建凭证,例如:借方科目为费用科目及税金科目,贷方科目可以暂时先选择应付账款科目。会计人员可根据实际情况对该笔凭证进行修改。
- 对采购单的付款:
付款人员在支付这张凭证时,需做两步判断:a) 该笔采购单是属于当期的采购交易还是以后会计期间的交易—影响到付款核销的科目,是计入应付或预付;b)支付款项的当期是否收到了该笔采购单的原始发票—影响到进项税额的计提。
会计人员基于前述判断,根据不同的付款操作对期末凭证进行审核及修改。具体区分以下三种情况:
情况1:在当期支付以后会计期间的采购单,并且于支付当期收到了原始发票,执行以下步骤:
- 付款人员选择付款银行,新增付款单。在填写付款信息时,需要填写税金,生成付款单。
- 由于该项采购交易对应的采购单已经生成,付款人员可以对这笔付款单与已经生成的采购单(以后期间的)进行核销。
- 由于本期支付的款项关联的为以后会计期间的采购单,所以,付款人员需将此付款单对应生成的凭证明细借方科目调整为“预付账款”。
- 付款人员根据实际取得的发票信息在发票模块中记录发票信息。
- 会计人员在审核预付款项时,需查看当期所有的预付款项是否已对应以后期间的采购单。如果预付款项存在以后期间关联的采购单,则会计人员需将对应采购单所生成的凭证贷方改成预付账款,以确保以后期间的科目核销关系正确。
- 由于采购人员制作采购单与付款人员在制作付款单时都列示了进项税金科目,导致在付款期间(付款单期间)和费用实际发生期间(采购单期间)两次计提了进项税金。
因为实际的发票是在付款当期(付款单期间)收到的,所以需要对采购单期间生成的进项税进行冲销。会计人员在审核凭证时,进入总账模块,在采购单的所属期间,手工制作一笔红字凭证,调整重复计提的增值税进项税。至处理采购单所在期间的会计凭证时,直接审核在已经制作好的采购单和进项税额调整凭证即可。
情况2:在当期支付以后会计期间的采购单,原始发票于采购单期间收到,执行以下步骤:
- 由于付款当月并未收到实际发票,所以付款人员在填制付款单时,不需要将税金列出。
- 由于付款单对应的采购单在系统中已经生成,所以需要将该付款单与采购单进行核销。
- 由于此付款单对应核销的是以后期间的采购单,所以会计人员需要将付款单对应生成的凭证借方科目手动调整为“预付账款”。同时将付款单关联的属于以后期间的采购单生成的凭证贷方手动调整为“预付账款”,保证核销关系准确。
- 由于当期并未收到实际发票,不需要在发票模块做任何处理。付款人员于以后期间收到发票时,再根据实际收到的发票在发票模块详细记录发票信息。
- 会计人员实际收到发票的期间在付款单期间之后,又在采购单期间之前,需要在收票当期对张发票做进项税认证。此时会计人员需在收票当期手工制作一笔凭证计提收票当期的进项税额;之后选择“复制”,再制作一张在采购单期间的红字凭证,冲销采购单期间的进项税额。
【计提收票当期进项:】
【冲减采购单期间的进项:】
情况3:原始发票于采购单期间之前(假设为1月,下同)收到,支付款项发生在采购单期间(假设为3月,下同)
- 如果在2月收到发票,由于并未进行支付,业务人员于收到实际发票时在发票模块中记录发票信息。
- 由于需要在收票当期对发票做进项税认证。此时会计人员需在收票当期手工制作一笔凭证计提收票当期的进项税额;之后选择“复制”,再制作一张在采购单期间的红字凭证,冲销采购单期间的进项税额。不同于情况1、2中描述的场景的是,由于未付款,贷方科目为“应付账款”。
【计提收票当期进项:】
【冲减采购单期间的进项:】
- 如果没有在3月以前发生付款(即情况1、2中描述的场景),则无需对采购单生成凭证的往来科目调整为“预付账款-待摊费用”,也无需对进项税额进行调整。
- 当付款人员在3月对此采购单进行支付时,可直接从采购单的高级选项中选择“付款”,系统将自动生成付款单,并与该采购单进行核销,同时生成相应的凭证。
情况4:支付款项发生在采购单所属期间、或者晚于采购单期间
- 当采购业务员在本月(假设为1月,下同)提交的采购订单上设定的实际发生期间为以后期间(假设为3月,下同)时,提交审核的采购单,自动生成凭证。
- 如果没有发生在3月以前的付款和收到发票(即情况1、2中描述的场景),则无需对采购单生成凭证的往来科目调整为“预付账款”,也无需对进项税额进行调整。
- 当付款人员在3月对此采购单进行支付时,可直接从采购单的高级选项中选择“付款”,系统将自动生成付款单,并与该采购单进行核销,同时生成相应的凭证。
- 如果在采购单当期收到进项发票,业务人员于收到实际发票时在发票模块中记录发票信息。无需在当期对进项税额再做调整。
- 如果实际收到进项发票的期间晚于采购单所属期间(假设4月),而采购单对应生成的凭证已经携带进项税额(计入当期进项税),会计人员需要在采购单所属期间(即3月)手工做一张凭证,调减当期由采购单自动确认的进项税额。然后在以后期间实际收到发票后,再在发票模块中录入发票信息,并计入当期进项税额。
期末会计人员对业务单据和凭证进行审核时,需要【注意】:
- 如果采购单日期设置为以后会计期间且未在当期支付:当期不会生成任何会计凭证。
- 如果采购单日期设置为以后会计期间并在当期进行了支付:由于采购单的所属期间是以后会计期间,则会计人员在需要确认采购单生成的凭证贷方修改为“预付账款”,确保在以后期间的核销关系正确。这样在商品/服务所属期间只需审核该笔凭证即可。
在修改时,先选择所属期,选择该采购单所属月份,找到对应的凭证进行修改。