说明： 会计人员取得供应商的账单或者发票，需先做如下判断： 取得采购账单或采购订单，需判断之前是否计提过，或以前期间是否已付款； 取得付款单，需判断该付款是预付，还是对以前期间已计提应付款项的支付，要避免重复计提； 取得发票，需判断是否以前期间已记录的采购交易于本期才收到发票，或是本期新增采购业务。 针对上述三种情况，在美记中都有不同的操作方式，来避免出现错误。 模块使用说明：银行、采购、发票 流程： 会计师取得采购账单/订单时： 查看对该联系人的交易列表，是否对该业务已做计提： 如果没有对此交易计提，则新增采购单。 2. 按照账单在系统中新增采购单，录入单据并保存时，系统将根据“联系人”检测是否已存在对该联系人的付款单。如果已存在付款单，则系统会提示是否需要将该笔采购单与系统已有付款单核销，避免对一笔采购的重复付款。 点击“是”，需要核销的付款单都将会一一列出，找出相关单据进行核销。 以上核销操作也可以通过“高级选项”的“核销”中完成。 核销后，付款信息会记录在采购单上，与采购单建立关联关系，并抵减采购单的应付金额。 会计师取得付款单时，在系统录入付款单，系统也将同样检测针对该联系人已存在的采购单，提示是否需要将付款单与已有采购单核销： 选择“是”，则自动核销后，冲销原采购单金额： 核销后，该付款单则与采购单发生关联，并减少采购单的待支付余额。 若系统中没有针对该笔付款做过任何采购单，则可以在系统中直接生成一张新的付款单，选择计入相应的会计科目。 会计师在当期收到一张采购发票，若需确认以前期间是否已在系统中记录过此笔交易，则可以通过发票模块，查看所有状态为“等待收集”的采购单。 确认该发票属于以前期间待收发票的采购交易，录入采购发票信息即可； 若确认发票并未在以前期间记录，属于本期新增交易，则按照前述收到账单并在系统中录入采购单的流程进行。

说明：员工提前申请预支款，采购发生后由员工预支款直接支付。 模块使用说明：采购、银行 流程： 此类业务属于员工代付款的采购业务，在美记系统中的处理流程可以拆分为两步： 收到员工归还借款； 支付供应商。 具体处理流程如下： 员工提前预支款项时，在系统中做“付款单”，付款单的联系人为“员工”： 采购发生时，在系统创建采购单，采购单联系人为供应商： 注： 由于前面的付款单联系人是“员工”，而采购单联系人是“供应商”，两张单据在系统中不能直接以联系人为单位来核销。所以，在这里需要对针对员工的付款单做“退款”操作（虚拟退款），然后再针对供应商付款。 虚拟收回员工预支款的步骤： 先选择要收款的账户（账户的选择应与实际要给供应商付款的账户一致），这里以“基本户”为例，点击“收款“按钮： 进入收款单： 点击收款单表头上“需要做退款”的链接，进入退款界面： 用基本户收回的款项支付采购单：

说明：当期支付费用全额进入待摊费用科目在以后月份摊销。 模块使用说明：总账、银行 流程： 新建科目：由于在新的会计准则下，待摊费用科目已经取消，不存在一级的待摊费用科目，建议把他建成预付账款的子科目。 新建科目后，分别以按照联系人核算和不按照联系人核算两种种情况说明。 按照联系人核算 在“手动匹配列表”中生成付款单和凭证，全额计提待摊费用 或者手工录入付款单，并自动生成凭证 摊销的当期手工创建凭证 2. 不按联系人核算 由于预付账款科目必须要挂联系人，新建一个“待摊费用”联系人归集所有的待摊费用 付款单生成凭证，全额计提待摊费用 摊销的当期手工创建凭证

说明：发票未收到时先预提费用，收到发票后冲销预提确认应付 模块使用说明：总账、采购、银行 流程： 新建科目：由于在新的会计准则下，预提费用科目已经取消，不存在一级的预提费用科目，建议把他建成其他应付的子科目。 新建科目后，下面分别以按照联系人核算和不按照联系人核算两种情况说明。 a. 按联系人核算 手工在总账模块新增预提费用凭证（其他应付-预提费用带联系人） 收到发票的当期做采购单，对应之前计提预提费用的联系人，如下： 采购单生成的会计凭证，手动将凭证的借方科目修改为“其他应付款—预提费用” b. 不按联系人核算 预提是手工在总账模块新增凭证（其他应付-预提费用不带联系人） 收到发票的当期手工在总账模块做凭证，冲销以前期间已计提的预提费用 重新创建一张采购单 新创建的采购单自然生成会计凭证，无需将科目借方再调整为“其他应付—预提费用”  

说明：最终用户不需要在系统中进行采购申请并且采购费用几乎全部当月支付，会计按照发票和银行对账单记账 模块使用说明：银行、总账 流程： 方法1-付款全部通过手工匹配列表 方法2-银行模块新增付款单生成付款单据和总账凭证。 注：两种方法的差异在于： 方法一的手工匹配列表没有收付款的明细信息，例如商品项目/费用项目、数量、单价等。 方法二中通过在银行模块新增付款单方式记录付款，业务单据中有付款明细信息

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