说明:
会计人员取得供应商的账单或者发票,需先做如下判断:
- 取得采购账单或采购订单,需判断之前是否计提过,或以前期间是否已付款;
- 取得付款单,需判断该付款是预付,还是对以前期间已计提应付款项的支付,要避免重复计提;
- 取得发票,需判断是否以前期间已记录的采购交易于本期才收到发票,或是本期新增采购业务。
针对上述三种情况,在美记中都有不同的操作方式,来避免出现错误。
模块使用说明:银行、采购、发票
流程:
- 会计师取得采购账单/订单时:
- 查看对该联系人的交易列表,是否对该业务已做计提:
如果没有对此交易计提,则新增采购单。
2. 按照账单在系统中新增采购单,录入单据并保存时,系统将根据“联系人”检测是否已存在对该联系人的付款单。如果已存在付款单,则系统会提示是否需要将该笔采购单与系统已有付款单核销,避免对一笔采购的重复付款。
点击“是”,需要核销的付款单都将会一一列出,找出相关单据进行核销。
以上核销操作也可以通过“高级选项”的“核销”中完成。
核销后,付款信息会记录在采购单上,与采购单建立关联关系,并抵减采购单的应付金额。
- 会计师取得付款单时,在系统录入付款单,系统也将同样检测针对该联系人已存在的采购单,提示是否需要将付款单与已有采购单核销:
选择“是”,则自动核销后,冲销原采购单金额:
核销后,该付款单则与采购单发生关联,并减少采购单的待支付余额。
若系统中没有针对该笔付款做过任何采购单,则可以在系统中直接生成一张新的付款单,选择计入相应的会计科目。
- 会计师在当期收到一张采购发票,若需确认以前期间是否已在系统中记录过此笔交易,则可以通过发票模块,查看所有状态为“等待收集”的采购单。
- 确认该发票属于以前期间待收发票的采购交易,录入采购发票信息即可;
- 若确认发票并未在以前期间记录,属于本期新增交易,则按照前述收到账单并在系统中录入采购单的流程进行。