1. 需计入本公司损益的代垫费用 说明： 员工提交报销的费用中包含为客户支付的代垫费用。该费用计入本公司的当期损益，再通过开给客户的账单向客户收回。 模块使用说明：费用报销、Excel工具、银行、总账 流程： 通过设置跟踪项在系统中标记报销的费用中需要向客户收回的代垫款，而代垫款项是否已向客户开具账单则在Excel工具中完成。 设置跟踪项类型，如“Billable to customer” 员工填制报销单时，将此类代垫费用在跟踪项下选择对应的客户名称，若为非代垫费用则选“Unassigned” 每月定时导出系统中报销单，筛选出需要给客户发账单的部分，如果已发账单，手工在Excel中标记为已发并备注账单号 在发账单给客户时，把收入项目和收代垫款分别列示出来，账单中代垫费用行建议把“billable to customer”跟踪项也进行选择用作以后参考。 2. 无需计入本公司损益的代垫款 说明： 部分通过员工报销提交上来的代垫款项，无需计入本公司的损益，而计入其他应收 模块使用说明： 费用报销、银行、总账 流程： 设立一个费用项目叫“代垫费用”，默认往来科目为“其他应收-代垫费用”（在其他应收下专门设置一个子科目用来核算代垫费用），并且把“billable to customer作为必录项”。 报销单如下例 对应的凭证为 借：费用 300 其他应收-代垫费用 200（跟踪项Billable to customer为Dimples） 贷：其他应付 500 2. 给客户发账单时，单独把代垫费用行列示出来 对应的总账凭证为：（下面不考虑税的因素） 借：应收账款 8200 贷：主营业务收入 8000 其他应收–代垫费用 200 （跟踪项Billable to customer为Dimples） 可以在报表中查询代垫费用详情：

说明： 员工通过线下提交报销单，或者通过其他不与美记集成的报销系统完成日常报销时，由会计师汇总员工的月度报销并入账。 模块使用说明：Excel工具、费用报销、银行、总账 流程： 由会计在“Excel工具_费用报销导入模板”中设计一个标准的模板，列示所有的报销人员、常用的费用项目等信息（如图）。 每个月拿到报销单后，会计人员做如下操作： 在模板中填入对应费用项目的金额，批量修改报销时间后直接上传回系统； 生成草稿状态的报销单，由财务审核； 审核后的报销单和银行勾兑； 如果有预支，预支部分可以直接通过手工匹配列表/银行模块新增付款单的方式处理。 需要注意的是： 这种操作方式不改变客户与会计师原有的互动方式，也不改变最终用户原本的报销习惯； 建议会计师可在初期开放给客户查看费用报销模块中的报销单，之后逐步转为由客户直接在美记的费用报销模块中录入报销单。

说明： 一些事务所会向客户一并收取增值税税费，需要在invoice上体现出加税点。 模块使用：销售、报表设计器 流程： 方法一：全程由业务人员完成，对其素质要求较高。 由相关业务人员录入销售单，录入时将数量设为实际数量的1.068倍（如果加税点为6.8%）， 2. 保存销售单后修改invoice的发送模板，去掉单据上的数量、税率、税额、金额字段。 3. 将其以xls的格式导出，在Excel里增加一行，注明税率为6.8%，并修改小计金额为不含加税点的金额。 方法二：由业务人员和财务人员共同完成。 业务人员正常录入销售，添加所有商品项后，再添加一商品“6.8%VAT”，填好相应单价（即加税点的税额）。 2. 保存后修改发送模板，去掉税率、税额和金额字段。 3. 由业务人员线上发给客户。 4. 开具销项发票后，由财务人员审核草稿形式的invoice，确认收入。在审核时，将每项商品的数量改为1.068倍，并且删除最后一行的“6.8%VAT”，审核即完成。

说明： 客户参与录入销售单，预估应在以后期间递延确认的收入； 会计人员按照客户录入的销售单，与实际发生的业务进行核对，确认销售单的准确性； 客户参与录入实际开票业务 优势：客户和会计师可以实时追踪查看销售单、收款和开票状态 模块说明： 销售单、银行、发票模块、总账 具体流程： 在系统内创建销售单——由最终用户完成 最终用户根据当期业务进度在系统内创建销售单并提交审核，会计师审核销售单 2. 审核销售单，确认递延收益——由会计师完成 把商品项目对应的默认收入科目设置为“递延收益” 由于销售单会自动携带“应交税金——销项税”科目，所以当收入科目调整为“递延收益”后，会计师审核销售单并在总账界面批量调整销项税科目至“其他应付——递延销项税” 【注：在会计师审核销售单之前，需要将系统内的销售单与最终用户提供的销售信息进行对比，保证系统内录入的信息准确无误。】 3. 递延收益调整——由最终用户完成 实际销售额大于预估的递延收益：最终用户以增加额在系统中创建一张新的销售单。例如，预估的销售单金额是3750，本月的实际销售额为250，那么用户在系统内需要新增一张金额为250的销售单。 会计凭证 借：应收账款 265 贷：递延收益 250 其他应付-递延销项税 15 实际销售额小于预估的递延收益：最终用户以减少额在系统内创建一张红字销售单。例如，预估销售单金额为3750，本月的实际销售额减少了250，那么用户在系统内需要创建一张金额为250的红字销售单 会计凭证 借：应收账款 -265 贷：递延收益 -250 其他应付-递延销项税 -15   4. 开出发票以后 在销售发票模块跟踪发票信息——由最终用户完成 核对最终用户在系统内记录的发票信息——由会计师完成 会计师手动创建一张总账凭证确认收入

说明： A公司向B公司借款，A公司与C公司发生销售业务，同时A公司与C公司约定，将C支付给的A公司的销售货款中扣除一定比例金额用于归还对B公司的借款本金和利息，扣除的部分由C公司支付给B公司，扣除后的剩余款项再由C公司支付到A公司账户银行。 模块使用说明：销售、银行 流程： 此类业务场景需要分为两个主要步骤： 创建销售单，并确认销售收款； 支付借款本金和利息 具体流程 收到借款时，创建收款单 根据收款单自动创建相应凭证，查看： 发生销售业务，创建销售单： 按销售单据C公司应向A公司支付货款25000元，但由于三方约定，从A公司对C公司的销售货款中扣除15000元用于支付对B公司的借款，该款项直接由C公司支付给B公司，C公司将剩余10000元货款打进A公司银行账户。收到C公司货款时，A公司制作收款单如下： 对应的凭证如下： 直接由C公司支付给B公司用于代A公司还本付息的部分，再单独做一笔虚拟收款，收款单如下： 由于还本付息的这笔收款是虚拟的，没有真实的银行收款交易与之勾对，所以在银行勾对列表中，可将该笔收款交易手动指定为“已勾对”状态。与自动匹配的交易不同，手动匹配的交易将以黑色字体显示“已勾对”，如下： 按此操作，会计师将可以很清楚的知道哪些收款是由于第三方代收代付的，有助于编制更为清晰的现金流量表。

说明：最终用户提供Excel格式的当月销售汇总表或从开票系统里导出的开票记录，如下图： 模块使用说明：销售、银行、Excel导入工具、总账 流程： 把Excel的销售汇总表/开票记录复制粘贴到Excel工具中销售单的导入模板中 自动生成草稿状态的销售单，由会计审核 审核后的销售单和银行勾兑 如果有预收，可以直接通过手工匹配列表/银行模块新增收款单的方式处理，详见Cash coding和销售收款功能的说明文档。 注：如果有Excel的销售汇总表，在不改变最终用户的操作习惯的情况下可以帮助会计师事务所大幅度提高数据录入的效率

说明：会计事务所每月在分批收到客户的进项发票原始凭证。会计师按照收票信息入账“待认证进项税”并需要记录发票号，会计师（或者客户）完成认证并结转到“进项税”后，要继续跟踪尚未认证的发票信息，跟踪发票号码。 模块使用说明：采购、总账、跟踪项 流程： 在系统内增加【跟踪项】“发票号”。 2. 为科目“待认证进行税”分配核算维度，注意是“可选”。如下图： 3. 做采购单或费用报销单时，需要填写发票号码，在下拉菜单中选择或者新增。 4. 系统自动生成的凭证上会有“发票号”作为辅助核算维度，并按照不同的发票号分行显示。 5. 【科目余额表】上也有发票号码。 6. 完成发票认证后，做手工凭证结转“待认证进项税”到“已认证进项税”。 完成结转后，可以在科目“待认证进项税“项下查看到所有未认证的发票号码，确保与税务认证信息一致。 同样的方式，可以应用在需要追踪发票号码的各种场景中。

说明： 使用前提：将美记系统中的Bill作为PO来使用。 采购人员申请采购时，需先判断此项采购相关的采购订单所属会计期间，是计入本期或以后期间的采购业务； 付款人员在支付时，需判断该付款是预付，还是对已计提应付款项的支付，要避免重复计提； 取得发票，需判断是否以后期间已记录的采购交易于本期收到发票，或是本期新增采购业务。 会计人员期末审核凭证时，根据采购实际所属时间、付款情况以及发票收到的时间，审核及修改会计凭证。 针对上述情况，在美记中都有不同的操作方式，如下详述。 模块使用说明：采购、付款、发票、总账 流程： 新增采购单，采购单上的日期填写商品/服务实际发生期间（在将采购单作为PO使用的前提下，采购单上的日期通常为以后期间） 查看凭证明细：在高级选项中找到“凭证创建明细”，系统将根据基础资料中维护的默认科目创建凭证，例如：借方科目为费用科目及税金科目，贷方科目可以暂时先选择应付账款科目。会计人员可根据实际情况对该笔凭证进行修改。 对采购单的付款： 付款人员在支付这张凭证时，需做两步判断：a) 该笔采购单是属于当期的采购交易还是以后会计期间的交易—影响到付款核销的科目，是计入应付或预付；b)支付款项的当期是否收到了该笔采购单的原始发票—影响到进项税额的计提。 会计人员基于前述判断，根据不同的付款操作对期末凭证进行审核及修改。具体区分以下三种情况： 情况1：在当期支付以后会计期间的采购单，并且于支付当期收到了原始发票，执行以下步骤： 付款人员选择付款银行，新增付款单。在填写付款信息时，需要填写税金，生成付款单。 由于该项采购交易对应的采购单已经生成，付款人员可以对这笔付款单与已经生成的采购单（以后期间的）进行核销。 由于本期支付的款项关联的为以后会计期间的采购单，所以，付款人员需将此付款单对应生成的凭证明细借方科目调整为“预付账款”。 付款人员根据实际取得的发票信息在发票模块中记录发票信息。 会计人员在审核预付款项时，需查看当期所有的预付款项是否已对应以后期间的采购单。如果预付款项存在以后期间关联的采购单，则会计人员需将对应采购单所生成的凭证贷方改成预付账款，以确保以后期间的科目核销关系正确。 由于采购人员制作采购单与付款人员在制作付款单时都列示了进项税金科目，导致在付款期间（付款单期间）和费用实际发生期间（采购单期间）两次计提了进项税金。 因为实际的发票是在付款当期（付款单期间）收到的，所以需要对采购单期间生成的进项税进行冲销。会计人员在审核凭证时，进入总账模块，在采购单的所属期间，手工制作一笔红字凭证，调整重复计提的增值税进项税。至处理采购单所在期间的会计凭证时，直接审核在已经制作好的采购单和进项税额调整凭证即可。 情况2：在当期支付以后会计期间的采购单，原始发票于采购单期间收到，执行以下步骤： 由于付款当月并未收到实际发票，所以付款人员在填制付款单时，不需要将税金列出。 由于付款单对应的采购单在系统中已经生成，所以需要将该付款单与采购单进行核销。 由于此付款单对应核销的是以后期间的采购单，所以会计人员需要将付款单对应生成的凭证借方科目手动调整为“预付账款”。同时将付款单关联的属于以后期间的采购单生成的凭证贷方手动调整为“预付账款”，保证核销关系准确。 由于当期并未收到实际发票，不需要在发票模块做任何处理。付款人员于以后期间收到发票时，再根据实际收到的发票在发票模块详细记录发票信息。 会计人员实际收到发票的期间在付款单期间之后，又在采购单期间之前，需要在收票当期对张发票做进项税认证。此时会计人员需在收票当期手工制作一笔凭证计提收票当期的进项税额；之后选择“复制”，再制作一张在采购单期间的红字凭证，冲销采购单期间的进项税额。 【计提收票当期进项：】 【冲减采购单期间的进项：】 情况3：原始发票于采购单期间之前（假设为1月，下同）收到，支付款项发生在采购单期间（假设为3月，下同） 如果在2月收到发票，由于并未进行支付，业务人员于收到实际发票时在发票模块中记录发票信息。 由于需要在收票当期对发票做进项税认证。此时会计人员需在收票当期手工制作一笔凭证计提收票当期的进项税额；之后选择“复制”，再制作一张在采购单期间的红字凭证，冲销采购单期间的进项税额。不同于情况1、2中描述的场景的是，由于未付款，贷方科目为“应付账款”。 【计提收票当期进项：】 【冲减采购单期间的进项：】 如果没有在3月以前发生付款（即情况1、2中描述的场景），则无需对采购单生成凭证的往来科目调整为“预付账款-待摊费用”，也无需对进项税额进行调整。 当付款人员在3月对此采购单进行支付时，可直接从采购单的高级选项中选择“付款”，系统将自动生成付款单，并与该采购单进行核销，同时生成相应的凭证。 情况4：支付款项发生在采购单所属期间、或者晚于采购单期间 当采购业务员在本月（假设为1月，下同）提交的采购订单上设定的实际发生期间为以后期间（假设为3月，下同）时，提交审核的采购单，自动生成凭证。 如果没有发生在3月以前的付款和收到发票（即情况1、2中描述的场景），则无需对采购单生成凭证的往来科目调整为“预付账款”，也无需对进项税额进行调整。 当付款人员在3月对此采购单进行支付时，可直接从采购单的高级选项中选择“付款”，系统将自动生成付款单，并与该采购单进行核销，同时生成相应的凭证。 如果在采购单当期收到进项发票，业务人员于收到实际发票时在发票模块中记录发票信息。无需在当期对进项税额再做调整。 如果实际收到进项发票的期间晚于采购单所属期间（假设4月），而采购单对应生成的凭证已经携带进项税额（计入当期进项税），会计人员需要在采购单所属期间（即3月）手工做一张凭证，调减当期由采购单自动确认的进项税额。然后在以后期间实际收到发票后，再在发票模块中录入发票信息，并计入当期进项税额。 期末会计人员对业务单据和凭证进行审核时，需要【注意】： 如果采购单日期设置为以后会计期间且未在当期支付：当期不会生成任何会计凭证。 如果采购单日期设置为以后会计期间并在当期进行了支付：由于采购单的所属期间是以后会计期间，则会计人员在需要确认采购单生成的凭证贷方修改为“预付账款”，确保在以后期间的核销关系正确。这样在商品/服务所属期间只需审核该笔凭证即可。 在修改时，先选择所属期，选择该采购单所属月份，找到对应的凭证进行修改。

说明：商品/服务的采购款由第三方代付款，公司不直接与供应商结算，而与代付款的第三方结算款项。 模块使用说明：采购、总账 流程： 新增采购单，采购单上的供应商字段填代垫方而非真正采购供应商，真实供应商信息填写在备注字段 手工修改该张采购单对应的凭证。在高级选项中找到“凭证创建明细”，将贷方科目修改为其他应付款 查看凭证明细，自动携带核算维度——联系人至“其他应付款-第三方”：

说明： 会计人员取得供应商的账单或者发票，需先做如下判断： 取得采购账单或采购订单，需判断之前是否计提过，或以前期间是否已付款； 取得付款单，需判断该付款是预付，还是对以前期间已计提应付款项的支付，要避免重复计提； 取得发票，需判断是否以前期间已记录的采购交易于本期才收到发票，或是本期新增采购业务。 针对上述三种情况，在美记中都有不同的操作方式，来避免出现错误。 模块使用说明：银行、采购、发票 流程： 会计师取得采购账单/订单时： 查看对该联系人的交易列表，是否对该业务已做计提： 如果没有对此交易计提，则新增采购单。 2. 按照账单在系统中新增采购单，录入单据并保存时，系统将根据“联系人”检测是否已存在对该联系人的付款单。如果已存在付款单，则系统会提示是否需要将该笔采购单与系统已有付款单核销，避免对一笔采购的重复付款。 点击“是”，需要核销的付款单都将会一一列出，找出相关单据进行核销。 以上核销操作也可以通过“高级选项”的“核销”中完成。 核销后，付款信息会记录在采购单上，与采购单建立关联关系，并抵减采购单的应付金额。 会计师取得付款单时，在系统录入付款单，系统也将同样检测针对该联系人已存在的采购单，提示是否需要将付款单与已有采购单核销： 选择“是”，则自动核销后，冲销原采购单金额： 核销后，该付款单则与采购单发生关联，并减少采购单的待支付余额。 若系统中没有针对该笔付款做过任何采购单，则可以在系统中直接生成一张新的付款单，选择计入相应的会计科目。 会计师在当期收到一张采购发票，若需确认以前期间是否已在系统中记录过此笔交易，则可以通过发票模块，查看所有状态为“等待收集”的采购单。 确认该发票属于以前期间待收发票的采购交易，录入采购发票信息即可； 若确认发票并未在以前期间记录，属于本期新增交易，则按照前述收到账单并在系统中录入采购单的流程进行。